E essa � uma realidade tamb�m muito presente no dia a dia das empresas brasileiras. Quantas vezes voc� n�o se incomodou ao entender que uma reuni�o poderia ser resolvida com uma troca de e-mails? Que isso evitaria o deslocamento e o tempo de todos os envolvidos? O custo das reuni�es �s empresas � maligno, porque se multiplica quanto maior � o n�mero de envolvidos e, logicamente, seu grau hier�rquico.
Segundo pesquisa da Universidade da Carolina do Norte, nos anos 1960 os executivos investiam menos de 10 horas semanais em reuni�es. Hoje, mais que dobramos o tempo para 23 horas.
Livro digital traz dicas
“Em nosso contato com os clientes, notamos esse inc�modo com as reuni�es improdutivas. Por isso procuramos formas e metodologias para resolver o problema”, afirma Antonio Carlos Soares, fundador e CEO do Runrun.it, um software de gest�o de gest�o do trabalho. A empresa, que fornece solu��es de controle do tempo e colabora��o para o aumento da produtividade, lan�ou a segunda edi��o do livro digital Reuni�es: necess�rias ou disfuncionais (clique aqui para baixar).
A publica��o traz algumas dicas para evitar reuni�es desnecess�rias e investir seu tempo em tarefas mais estrat�gicas para a empresa:
Antes de marcar a reuni�o, pergunte-se:
- Essa reuni�o � realmente necess�ria?
- As pessoas envolvidas na reuni�o realmente precisam estar aqui?
- Eu conseguiria resolver o objetivo dessa reuni�o por e-mail?
Depois da reuni�o marcada:
- Fa�a uma pauta e envie com anteced�ncia;
- Controle o tempo de cada item discutido;
- Pe�a para os participantes desligarem celulares e notebooks;
- Distribua tarefas para serem executadas ap�s a reuni�o e assegure-se de que cada um entendeu sua responsabilidade;
- Registre tudo em uma ferramenta para compartilhar o que foi discutido aos envolvidos;
- Controle o tempo investido nas reuni�es.
De acordo com Soares, antes de seguir o passo a passo acima, � preciso entender o quanto sua empresa gasta com reuni�es. Para isso, � necess�rio registrar o tempo investido nesse tipo de tarefa.
As reuni�es podem ter um custo invis�vel, por�m alto, se n�o forem controladas. Al�m disso, podem reduzir a rentabilidade dos clientes e projetos
Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it
Leituras recomendadas para se aprofundar no tema: