O retrabalho � o inimigo n� 1 da produtividade da sua equipe

O retrabalho ï¿½ um dos vil�es mais avassaladores de uma equipe: cansativo, acaba com a motiva��o e pode at� deixar os profissionais inseguros. “Ser� que eu s� fa�o errado sempre?” Ele acontece por falta de um briefing claro, alinhamento de expectativas, processos desestruturados, comunica��o truncada... S�o v�rias as suas causas, e o resultado � atraso nas entregas e pessoas estafadas. 

 

Ningu�m quer isso.

 

Por isso, reunimos 5 dicas para evitar o retrabalho e melhorar o desempenho da sua equipe. Elas podem ser usadas tanto em empresas prestadoras de servi�os (cuja entrega � para os clientes) quanto em �reas de empresas de grande porte (em que h� clientes internos).

Um bom briefing n�o � necessariamente o mais longo. Inclusive, quanto mais se escreve, mais o foco se perde. Seja claro e direto no briefing, pois quanto mais aberto estiver, maior a chance da entrega estar alinhada � percep��o de quem executou a tarefa (e mais longe de quem a demandou). N�o economize tempo para criar um briefing preciso – seja racional: o retrabalho � muito mais caro.

Se voc� ainda n�o se sensibilizou com o tema “retrabalho”, � porque nunca parou para mensurar quanto tempo sua equipe gasta com ele. O retrabalho acontece por falta de compet�ncia da equipe, por falta de briefing adequado ou porque o cliente muda tudo a toda hora. Por isso, � imperativo entender quantas horas as pessoas investem em refazer o que, teoricamente, deveria estar finalizado. 

 

Uma ferramenta de gest�o do trabalho, como o Runrun.it, permite que voc� fa�a esse controle sem depender de muito esfor�o da equipe. As pessoas s� precisam dar “play” na tarefa de retrabalho, e o sistema prov� um timesheet autom�tico. Ser� que o tempo de refa��o � maior que o de produ��o? 

 

O que fazer primeiro? O que � mais importante? Imagine sua equipe trabalhando na refa��o de uma tarefa que n�o tem prioridade nenhuma para a empresa - o preju�zo � muito maior. Todos precisam saber o que fazer primeiro, o que tem mais import�ncia. Usar metodologias �geis, como o kanban, ou fazer uma gest�o � vista, s�o formas de deixar tudo mais claro para todos – independentemente do n�mero de integrantes da equipe.

 

�s vezes a entrega n�o est� 100%, e provavelmente o cliente vai pedir melhorias. Isso n�o � necessariamente refa��o, mas um aviso bem claro de que a qualidade foi aqu�m da esperada. Se isso aconteceu, � bom voc� ligar um alerta vermelho: precisa treinar ou conduzir melhor a equipe ou, em alguns casos, at� substitu�-la por profissionais mais seniores. � comum o desejo de economizar ao contratar pessoas. Mas � preciso entender a curva de aprendizado de cada profissional, e a expectativa que se tem ao traz�-lo para a equipe.

 

Sua equipe sabe por que est� fazendo, para que est� fazendo e como deve fazer? Ela entende o que a for�a de seu trabalho traz para a organiza��o? Ela consegue enxergar os resultados do seu esfor�o e como isso contribui (ou n�o) para o sucesso da empresa? Tudo isso deve ser passado pela lideran�a para que os profissionais sejam orientados a entregar da forma esperada.