Conserva��o da mem�ria no Judici�rio tem alto custo em MG

Parte da hist�ria do Judici�rio mineiro est� contada em cerca de 200 quil�metros de pap�is guardados em galp�es instalados em 296 cidades – montante que soma hoje 43.800.509 processos judiciais. Dois arquivos est�o instalados em Belo Horizonte, sob a responsabilidade da Coordena��o de Arquivo (Coarq). H� ainda dois acervos mantidos externamente em empresas contratadas, um com pap�is do extinto Tribunal de Al�ada (TA) e outro de algumas comarcas da primeira inst�ncia. Com a miss�o de acabar com essa cultura do papel, toma posse hoje na Presid�ncia do Tribunal de Justi�a mineiro o desembargador Joaquim Herculano Rodrigues.

A meta do magistrado � implantar o processo eletr�nico nos dois pr�ximos anos pelo menos em Belo Horizonte e nas entr�ncias especiais, com mais de 120 mil habitantes. O gasto mensal com o armazenamento dos processos � de cerca de R$ 400 mil, um total de R$ 4,8 milh�es ao ano. Sem contar que funcion�rios s�o designados para exercer a fun��o de arquivamento e desarquivamento dos documentos. Somente em Belo Horizonte s�o 45 servidores.

Para manter o acervo intacto, o trabalho n�o � f�cil. � preciso um cuidado especial, que vai desde a escolha criteriosa de ilumina��o e temperatura at� a limpeza das salas, feita apenas com aspirador de p�, sem qualquer contato com a umidade, que poderia levar a uma contamina��o por fungos. Os pap�is l� colocados n�o podem ter clipes, grampos ou gomas el�sticas e eles s�o colocados em prateleiras de a�o para evitar o surgimento de insetos e roedores.

Todos os processos s�o cadastrados observando os dados principais ou �ndices de identifica��o. Eles recebem uma numera��o no momento do cadastro e podem ser recuperados por meio de dados como partes envolvidas, natureza, ano e comarca de origem. “Os procedimentos arquiv�sticos utilizados nas rotinas do arquivo nos permitem uma gest�o eficaz para a presta��o do servi�o de disponibiliza��o da informa��o, que � direito do cidad�o”, explica Joaquim Herculano.

Tempo m�nimo

O tempo de arquivamento do material � previsto em legisla��o e varia de acordo com o assunto e classe processual. Em fevereiro foi elaborada uma minuta de resolu��o tratando do assunto. O texto segue o tempo m�nimo adotado pelo Conselho Nacional de Justi�a (CNJ). Para ter uma ideia, processos penais com a condena��o do r�u devem ser guardados permanentemente, enquanto havendo absolvi��o o prazo de guarda � de cinco anos, com a permiss�o para elimina��o. Processos de pens�o alimentar, invent�rio e partilha devem ser arquivados por 40 anos. J� as a��es que tramitam nos juizados especiais c�veis podem ser eliminadas depois de 90 dias contados da baixa definitiva. (Colaborou Isabella Souto)