Cinco dicas para otimizar o seu tempo no trabalho

Voc� quer otimizar o tempo no trabalho, para melhorar a produtividade, diminuir o estresse e encaixar outras atividades, mas n�o sabe por onde come�ar? N�o precisa se precipitar no primeiro livro de autoajuda que voc� encontrar!

Com algumas dicas simples, � poss�vel organizar seu tempo desde j�. Veja o que faz mais sentido para voc� e coloque em pr�tica agora mesmo. A orienta��o � Armelle Champetier, diretora da Yogist no Brasil.
 

Essa regra se aplica para os f�s de organiza��o... e para os al�rgicos. Isso n�o quer dizer que precisa virar escravo da agenda para se beneficiar das vantagens de atividades planejadas. Muito pelo contr�rio. A base �: todos temos momentos do dia de alta e de baixa produtividade. Ou seja, h� per�odos em que estamos mais dispostos a fazer uma atividade que exige muita concentra��o, outros em que estamos mais confort�veis a uma tarefa rotineira. H� dias em que queremos pensar sozinhos e h� outros que estamos abertos para colabora��o.

Essa sequ�ncia de fases costuma seguir o mesmo padr�o todo dia, com pequenas altera��es em fun��o do seu estado de descanso e n�vel de estresse. Identifique primeiro o seu padr�o e, no in�cio do dia, ou da semana, planeje as suas atividades. Por exemplo, deixar a reda��o de um e-mail importante para o fim do dia n�o � sempre a melhor escolha. O per�odo da manh� costuma ser o mais recomendado para atividades de alta concentra��o e pode ser considerado um desperd�cio de tempo usar esse per�odo do dia para colocar os e-mails em dia. Este � apenas um exemplo, cabe a cada um se conhecer e identificar esse padr�o.

2 – Saiba diferenciar o importante do urgente

Quantas vezes temos a impress�o de passar o dia apagando inc�ndios e come�ar a "trabalhar" de verdade a partir das 17h? Dessa forma, nunca conseguimos parar para planejar a longo prazo, pensar em estrat�gia, e realmente ganhar em produtividade e alcan�ar novos objetivos. Para que o tempo seja um parceiro e n�o um inimigo do seu dia, a matriz Eisenhower nos convida a organizar as nossas tarefas em fun��o da import�ncia e da urg�ncia, conforme essa frase atribu�da ao Dwight Eisenhower, presidente dos EUA, de 1953 at� 1961: "Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O que � urgente � raramente importante, e o que � importante � raramente urgente".

Aloque cada uma das suas tarefas em um dos quatro quadros da matriz e trate cada tarefa com o comportamento adequado. Isso significa, muitas vezes, deixar os e-mails de lado no in�cio do dia, saber dizer n�o e resistir � tenta��o de resolver um problema f�cil e r�pido. Pode ser que n�o flua t�o naturalmente no in�cio, mas, em breve, perceber� os benef�cios para a sua produtividade e o tempo ganho.

3 – Identifique e modele os seus h�bitos

Estima-se que 60% das nossas a��es ao longo do dia s�o definidas por um h�bito, ou seja, n�o s�o decis�es conscientes da mente. Alguns desses h�bitos s�o necess�rios e positivos: escovar os dentes, ligar para a m�e na volta do trabalho, ir para a academia � noite. Por�m, n�o somos sempre conscientes de todos os nossos h�bitos e, por consequ�ncia, n�o somos totalmente mestres do nosso tempo. Um primeiro passo para ter consci�ncia e saber como efetivamente voc� gasta as horas acordadas do seu dia � descobrir esses h�bitos.

� prov�vel que voc� identifique alguns h�bitos inimigos da sua produtividade: entrar nas redes sociais toda vez que tiver o celular na m�o, verificar e responder os e-mails sempre que for sentar � sua mesa no trabalho, sair para o almo�o meio-dia em ponto porque � o h�bito dos seus colegas, mas, na realidade, meio-dia � um hor�rio de alta produtividade para voc�, e voc� sente fome s� uma hora mais tarde. Esses s�o apenas alguns exemplos, � importante identificar os pr�prios h�bitos e model�-los para servir � sua produtividade e ao seu bem-estar.

4 – A import�ncia das pausas

A tenta��o � grande de querer compactar as horas de trabalho em um bloco �nico, para poder encaixar outras atividades no seu dia: atividade f�sica, tempo com a fam�lia, faculdade. Por isso, voc� pula o almo�o ou recusa o convite para um caf� com os seus colegas no meio da tarde. Por�m, � comprovado que o nosso c�rebro se mant�m concentrado por um per�odo limitado.

J� nos anos 1950, o pesquisador do sono Nathaniel Kleitman definiu o ritmo ultradiano do c�rebro humano, correspondendo a ciclos de 90 minutos de atividade e 20 minutos de descanso do c�rebro. V�rias pesquisas estenderam esse conceito de ciclo de 90/20 minutos �s quest�es de foco e esfor�o cerebral. Ignorar essa necessidade natural de descanso do c�rebro tem um pre�o, em termos de estresse e tempo para concluir a tarefa.

Ou seja, voc� se tornar� mais produtivo, menos cansado e menos estressado implementando pausas programadas na sua rotina: aproveite para caminhar, se hidratar, ter um momento de socializa��o com os seus colegas. Um exemplo de metodologia de produtividade inspirada nesse conceito � o Pomodoro. Essa t�cnica preconiza trabalhar por per�odos de 25 minutos, sem interrup��o e numa tarefa espec�fica definida previamente, e descanso de cinco minutos. Depois de quatro ciclos (duas horas), fa�a uma longa pausa de 30 minutos, antes de iniciar um novo ciclo.

Em oposi��o �s pausas programadas, s�o as interrup��es n�o solicitadas: uma liga��o telef�nica, a notifica��o do e-mail do seu desktop que incentiva voc� a abrir dito e-mail na hora, uma conversa barulhenta dos colegas, ou as interrup��es que voc� mesmo provoca sem perceber, abrindo as redes sociais no meio de uma tarefa. S�o v�rios os estudos que mostram o impacto nocivo sobre a concentra��o e produtividade dessas interrup��es. Um deles foi feito pela professora Gloria Mark (University of California Irvine), em que ela demonstrou que leva, em m�dia, 23 minutos para se concentrar de volta na tarefa que foi interrompida. Diante desse n�mero assustador, s�o in�meras as dicas para diminuir essas interrup��es: supress�o das notifica��es no celular e no computador, uso de espa�os adequados para atividades de alta concentra��o, pol�tica de limite a��o das reuni�es e do uso do e-mail, bloqueio de aplicativos depois de um certo tempo de uso. Experimente.