Vazamento de mensagens pode arruinar sua carreira

A gigantesca troca de informa��es por meio de aplicativos pode trazer muita dor de cabe�a a funcion�rios e empresas se n�o for feita de maneira adequada. E pode colocar a carreira de um profissional em risco. Eliane Ramos de Vasconcellos Paes, presidente da Associa��o Brasileira de Recursos Humanos – Se��o Minas Gerais (ABRH-MG), alerta que “se as regras de confidencialidade estiverem bem esclarecidas e, sobretudo, sendo seguidas, n�o v� como risco. “Os aplicativos ligados ao trabalho devem ser entendidos como mais um canal de comunica��o entre os colaboradores (assim como � o e-mail ou a intranet). Cabe ao empregador explic�-las quanto � divulga��o de informa��es sigilosas a terceiros. N�o pode haver quebra do dever de confidencialidade em nenhum canal de comunica��o da empresa, seja ele um SMS, Whatsapp, e-mail etc. O que importa � que os aplicativos devem ser utilizados de forma adequada, tomando-se muito cuidado com o que se escreve. A �tica precisa estar inserida na cultura da empresa, n�o havendo lugar para o bord�o 'fazemos qualquer neg�cio!'.” 

J� Renato Trindade, gerente-executivo da Page Personnel, empresa global de recrutamento especializado em profissionais de n�vel t�cnico e suporte � gest�o, unidade de neg�cios do PageGroup, e F�bio Pereira, s�cio da �rea de tecnologia da informa��o do Veirano Advogados, fazem o alerta para que companhias e colaboradores n�o caiam em armadilhas.

“As empresas precisam pensar em mitigar riscos por meio de a��es de cultura e �tica no perfil da empresa, e depois pensar em outras a��es para conter poss�veis riscos com seus funcion�rios”, afirma o consultor Renato Trindade. “Outro ponto importante � adotar medidas b�sicas de ciberseguran�a”, complementa F�bio Pereira, do Veirano Advogados.

Os riscos existem e a forma de comunica��o deste s�culo pode at� virar “arma” tanto para o patr�o quanto para o empregado, j� que tudo que � escrito ou gravado vira documento. “Pode virar 'arma' se houver desrespeito �s pol�ticas e normas empresariais, ao c�digo de �tica, ofensas ou mensagens afrontosas – tanto por parte do colaborador como da chefia. Os apps de comunica��o podem estimular um sentimento de mais proximidade/intimidade, mas cuidando-se para n�o haver confus�o sobre o teor das mensagens, ou excessos, exalta��es descabidas ou at�, em casos mais graves, algo que se configure como ass�dio”, destaca Eliane Ramos de Vasconcellos Paes. 

Para Eliane Vasconcellos, � fundamental que a empresa esclare�a as suas normas de conduta e de confidencialidade entre os colaboradores. “A liberdade de express�o, claro, deve ser preservada, mas sem ferir as regras �tica da empresa. Quanto ao uso do celular do trabalho ou participa��o no grupo de colegas, a troca de mensagens e informa��es � de car�ter estritamente profissional. Obviamente, permanecem as regras de conduta �tica, inclusive confidencialidade.”

Outro ponto importante, enfatiza a presidente da ABRH-MG, � se a rede social pode ajudar ou n�o na din�mica do trabalho. “Por exemplo, comunica��o, RH e marketing s�o setores que se beneficiam pelos compartilhamentos de mensagens, otimizando e agilizando not�cias. Por outro lado, �reas cujo acesso �s informa��es tenha car�ter mais confidencial n�o recomendam a conex�o �s redes sociais, cabendo � seguran�a de risco da organiza��o a melhor avalia��o, caso a caso.”

Portanto, a discuss�o �tica permeia toda essa rela��o. “A quest�o ultrapassa o car�ter moral da comunica��o, alcan�ando aspectos profundos e personal�ssimos da organiza��o, tais como a sua cultura e as regras de compliance, assim como previamente definidas. Claro, o princ�pio basilar � o de confiar nos seus colaboradores, mas todo profissional tem in�cio e fim na vida da empresa. Eventualmente, ao contratar o seu ex-empregado, a concorr�ncia buscar� informa��es que deveriam ser sigilosas. Ent�o, um cuidado pode vir a ser o ajuste de confidencialidade, uma prote��o tanto para os empregadores como para o colaborador, j� que, por exemplo, ambos estariam se protegendo de condutas que poderiam sugerir alguma esp�cie de concorr�ncia desleal. Claro, se a empresa n�o tem uma cultura que fortale�a a �tica, ela ir� ter problemas. Portanto, � muito importante estar atento �s cl�usulas e restri��es inseridas nos contratos de confidencialidade, de trabalho e �s regras internas de cada organiza��o, chama a aten��o Eliane Vasconcellos.

A verdade � que n�o h� como n�o lidar com os riscos. Eliane Vasconcellos recomenda ter sempre ter em mente: quem poder� ter acesso �s informa��es sigilosas? A prote��o de dados � de vital import�ncia. Por isso, destaca: invista nos sistemas de seguran�a, em treinamentos, lance m�o de fornecedores de dados confi�veis e especializados, sem se esquecer de elaborar manuais de utiliza��o das redes sociais e do compartilhamento de dados. Saber o qu� e como pode ser dividido.

Conforme ela, cabe �s lideran�as, em alinhamento com o RH, jur�dico e o setor de comunica��o, o esclarecimento e a divulga��o sobre as regras da empresa, incluindo, claro, aquelas sobre a propaga��o de informa��es sigilosas. “� fundamental que os colaboradores entendam que os aplicativos de mensagens ligados � corpora��o s�o mais um bra�o de trocas m�tuas e desenvolvimento, regidos sob as mesmas regras dos demais canais. A norma deve ser clara e assertiva: n�o pode remanescer nenhuma d�vida do colaborador sobre o que fazer ou n�o fazer, sobretudo quando falamos de conte�do sigiloso.”

O princ�pio basilar � o de confiar nos seus colaboradores, mas todo profissional tem in�cio e fim na vida da empresa. Eventualmente, ao contratar o seu ex-empregado, a concorr�ncia buscar� informa��es que deveriam ser sigilosas. Ent�o, um cuidado pode vir a ser o ajuste de confidencialidade, uma prote��o tanto para os empregadores como para o colaborador

Eliane Ramos de Vasconcellos Paes, presidente da ABRH-MG

E a j� velha discuss�o: como usar as redes sociais, o que postar e o que falar. Eliane Vasconcellos diz que a postura � uma s�: usar o bom senso, sempre. “Reflita sobre o universo de potenciais leitores da sua mensagem e os poss�veis efeitos para a sua imagem, inclusive profissional, e para o seu empregador. Cada empresa tem o seu c�digo de conduta, o que vai variar de acordo com o segmento ou se ela � uma organiza��o mais tradicional, uma startup (isso pode influenciar no tipo de linguagem nas redes, na forma de se expressar). No entanto, posturas inadequadas, desrespeitosas, agressivas ou preconceituosas n�o s�o aceitas em nenhum tipo de organiza��o.”

Ela avisa que � importante que as pessoas entendam que as redes sociais s�o uma extens�o da sua vida e refletem o que elas pensam. “Ao contr�rio do que muitos acreditam, nas redes sociais ou em qualquer ambiente digital, elas n�o est�o protegidas por um 'distanciamento virtual'. Elas devem assimilar que est�o sendo observadas e o comportamento delas �, sim, avaliado nesse ambiente digital por meio do que se posta, compartilha e comenta. Empregadores, chefias e recrutadores est�o sempre atentos �s redes.”

Eliane Vasconcellos lembra que, por mais que os grupos corporativos de Whatsapp permitam uma linguagem informal e despojada, os cuidados com a postura �tica e respeitosa devem ser mantidos. “Seja no uso privado do app (troca de mensagens entre colegas em celulares pr�prios), no aparelho corporativo ou no grupo da empresa, o respeito ao outro e, claro, �s regras da empresa deve sempre ser observado.” Portanto, cuidado com piadas, compartilhamento de v�deos, imagens etc., que podem ser ofensivos ao outro ou � cultura do empregador. “Enfim, � fundamental lembrar que se a pessoa estiver usando um canal de comunica��o da empresa, a sua conduta dever� ser preponderantemente profissional.”

E quanto aos colaboradores terceirizados, como lidar? Para Eliane Vasconcellos, essa rela��o deve ser considerada com a ado��o de regras bem claras, por meio de contratos espec�ficos e regularizados. “� importante fazer uma an�lise de poss�veis riscos e at� que ponto os terceirizados podem ter acesso �s informa��es confidenciais. A decis�o sobre o que eles devem ou n�o ter acesso � uma forma de evitar eventuais problemas com a divulga��o de informa��es sigilosas ou que representem conflito de interesses.”

Fora do expediente, no happy hour, na mesa com colegas da empresa concorrente, como proceder? Eliane Vasconcellos enfatiza que todos comp�em a imagem, a “cara” da empresa, mesmo fora do ambiente corporativo. Use as redes sociais nos seus momentos de lazer, caso queira, mas fique atento para n�o compartilhar “fake news”, informa��es que n�o estejam dispon�veis para todos ou, ainda, no site oficial da empresa, que nunca deve ter o seu nome envolvido com assuntos pol�micos, como futebol e pol�tica. “� bem verdade que, no uso privado dos apps (celular dos colaboradores), por �bvio, a interfer�ncia no que � compartilhado n�o � recomend�vel. Por�m, o que n�o impede que as empresas sugiram aos colaboradores a observ�ncia ao bom senso e � postura �tica, por meio, por exemplo, de uma cartilha sobre cuidados com as redes sociais, sempre em benef�cio da minimiza��o e dos riscos relacionados � imagem. Mas, al�m do est�mulo a uma conduta respeitosa, n�o h� como controlar o que � publicado ou n�o.”

Passa pela cabe�a de todos, dos dois lados (patr�o e empregado) que tudo que � registrado pode ser usado contra voc�. “Sim, mas ela n�o deve ser entendida como algo limitador, coercitivo, uma esp�cie de 'chantagem'”. Estabelecer uma postura educativa, de est�mulo e orienta��o ao uso do bom senso, do respeito, � sempre uma alternativa melhor. Pense sempre com quem e onde voc� pode divulgar dados sigilosos da organiza��o. At� em um restaurante, por exemplo, os ocupantes da mesa ao lado poder�o ouvir sobre o que voc� est� falando. H� uma antiga express�o romana que nos recomenda sobre estarmos atentos �s rela��es com o pr�ximo e aos julgamentos do mundo: '� preciso submeter-se � plateia!'”, destaca Eliane Vasconcellos.

Renato Trindade, gerente-executivo da Page Personnel, e F�bio Pereira, s�cio da �rea de tecnologia da informa��o do Veirano Advogados, listaram oito cuidados essenciais para que empresas e colaboradores n�o se vejam em uma enrascada:

Ter uma equipe de seguran�a de dados � importante? Sim. Por�m, uma forma eficiente de mitigar os riscos de vazamento de dados da sua empresa � investir em cartilhas e treinamentos pontuais sobre a utiliza��o de redes sociais e compartilhamento de dados. “� importante investir em treinamentos que expliquem o que � informa��o sens�vel na empresa e o que pode ser compartilhado. Por mais trivial que pare�a, mudar o h�bito da utiliza��o das informa��es e inserir uma cultura de �tica aos poucos pode prevenir vazamentos de dados sens�veis. Deixe sempre dispon�vel uma cartilha on-line para os colaboradores, caso eles tenham alguma d�vida mesmo fora do hor�rio comercial”, afirma Renato Trindade. J� F�bio Pereira ressalta a import�ncia de que esses treinamentos sejam peri�dicos e obrigat�rios. “Principalmente, quando uma empresa lida com dados de clientes. Muitos clientes somente contratam uma empresa ou escrit�rio de advocacia se comprovarem que os treinamentos s�o atualizados e frequentes.”

As corpora��es costumam passar a sua cartilha de �tica e de sigilo de informa��es para os novos colaboradores. Mas, em muitos casos, � comum ver esses “guias” guardados nas gavetas dos profissionais. “Utilize as cartilhas de �tica e sigilo de informa��es como seu guia. Exija dos respons�veis atualiza��o das informa��es e tire d�vidas sobre o que pode e o que n�o pode ser compartilhado. Invista cinco minutos falando com a �rea de RH ou de comunica��o. Caso tenha alguma d�vida, voc� pode ter sua carreira preservada e evitar prejudicar a imagem da empresa em que trabalha”, fala Renato Trindade. J� o advogado F�bio Pereira ressalta que a maioria das informa��es do empregador � de natureza confidencial, mesmo aquelas que circulam em e-mails corporativos e em dispositivos m�veis. “O ideal � n�o misturar a vida pessoal com a profissional em e-mails corporativos e celulares.”

Redes sociais podem ajudar na din�mica do trabalho, mas ser� que todas as �reas precisam mesmo ter acesso a esses servi�os no ambiente corporativo? “Algumas �reas, como marketing e comunica��o, utilizam as redes sociais e at� mesmo aplicativos de compartilhamento de mensagens para facilitar a din�mica ou como ferramenta de trabalho. Por�m, algumas �reas que t�m acesso � informa��o sens�vel n�o deveriam estar conectadas em redes sociais durante o hor�rio de trabalho. Vale a empresa avaliar junto � �rea de seguran�a da informa��o se � mesmo necess�rio que determinadas c�lulas da sua empresa utilizem as redes sociais. Filtrando dessa forma, voc� mitigar� riscos na empresa e evitar� poss�veis demiss�es por compartilhamento de dados sens�veis”, comenta Renato Trindade.

A facilidade de compartilhar rapidamente um conte�do por meio de aplicativos de mensagens � instigante. Por�m, nem sempre � o mais adequado. “� natural que algumas quest�es sejam tratadas, at� mesmo pela din�mica e velocidade, por aplicativos de mensagens. Mas atente-se a compartilhar apenas o trivial por meio desse tipo de servi�o. Lembre-se que s�o aplicativos criptografados, ou seja, sua empresa n�o conseguir� recuperar informa��es perdidas. E, ainda, se for alguma informa��o sens�vel � estrat�gia da empresa, n�o ser� poss�vel avaliar quantas pessoas e quem teve acesso a esses dados. Formalize o que for importante por e-mail. Afinal, � estimado que at� 2020 haver� ao menos 50 bilh�es de dispositivos no mundo capazes de abrigar algum grau de intelig�ncia artificial, que poder�o disseminar os dados da sua empresa automaticamente. Pensemos aqui em smartphones tamb�m, com aplicativos de mensagens. Os exemplos da utiliza��o indevida desses app est�o a�: vazamento de informa��es e dados gerando crise de imagem, fake news e informa��es compartilhadas sem consentimento”, alerta Renato Trindade. Nesse ponto, F�bio afirma que o mais seguro mesmo � tratar todas as informa��es por e-mail, na maior medida poss�vel. “E-mails est�o protegidos nos servidores da empresa, ou em servi�os em nuvem, t�m backup e podem ser recuperados. Sem esquecer, ainda, que o empregador � o 'dono' do e-mail corporativo e das informa��es da empresa que trafegam por meio deles. Assim, exceto se se tratar de um aplicativo corporativo de troca de mensagens, o ideal � seguir por e-mail mesmo.”

� necess�rio ter confian�a no time de colaboradores, mas lembre-se que todo ciclo profissional tem seu fim. As informa��es de uma empresa podem ir parar na concorr�ncia. “A mitiga��o de riscos � mais eficiente que a gest�o de crise. Portanto, estabelecer juridicamente contratos que pregam o sigilo de informa��es � necess�rio. O profissional tem um ciclo dentro da empresa e ele pode se beneficiar de informa��es sens�veis na continuidade de sua carreira profissional em uma concorrente, prejudicando a estrat�gia da empresa. O contrato de confidencialidade � uma forma de prote��o para o colaborador e para a empresa”, explica Renato Trindade. Nessa parte, F�bio Pereira � categ�rico: levar informa��es confidenciais de uma empresa para outra pode configurar crime de concorr�ncia desleal. “Portanto, � important�ssimo observar todas as cl�usulas e restri��es contidas em contratos de confidencialidade, contratos de trabalho e pol�ticas internas da empresa.”

Isso faz parte da cartilha de �tica e cuidados em redes sociais. � importante lembrar aos colaboradores por meio de treinamentos que, mesmo fora do ambiente corporativo, eles ainda s�o uma parte da imagem da empresa. “� natural que os profissionais utilizem redes sociais em seu momento de lazer, mas � necess�rio evitar atitudes desagrad�veis on-line. N�o compartilhar fake news, n�o compartilhar qualquer informa��o da empresa que n�o esteja na p�gina oficial e dispon�vel para compartilhamento, n�o envolver o nome da empresa em pol�micas desnecess�rias e n�o tentar defender sua empresa em caso de crise, deixe sempre para a �rea respons�vel”, afirma Renato Trindade.

O que voc� fala para amigos e familiares pode danificar seriamente a imagem da sua empresa. Compartilhar informa��es, tirar d�vidas ou mesmo pedir sugest�es profissionais para pessoas pr�ximas � normal, mas observe bem o ambiente antes de falar sobre a sua empresa. “Se voc� est� num local p�blico, evite falar sobre informa��es sigilosas. Afinal, a mesa ao lado pode ter um profissional concorrente escutando e at� mesmo gravando o que voc� est� discutindo. Uma vez que a informa��o esteja on-line por meio de aplicativos de mensagens ou redes sociais, ela nunca mais sair� da web”, diz Renato. J� F�bio concorda com a import�ncia de evitar conversas sobre assuntos de clientes em qualquer local fora do ambiente corporativo. “Mesmo de forma n�o intencional, o compartilhamento de informa��es pode gerar consequ�ncias prejudiciais � empresa e ao empregado.”

Todo profissional pode passar por situa��es emergenciais em uma empresa. Crises, reposicionamentos ou algum problema t�cnico fazem parte da rotina das grandes corpora��es. Por�m, mesmo que seu gestor direto pe�a a��es r�pidas e que fujam do protocolo, � importante o registro formal das suas atividades antes de agir. “Mesmo que exijam agilidade em determinada ocasi�o, procure reservar 10 minutos para registrar e formalizar as atividades que fogem ao script de atua��o da empresa em que voc� trabalha. Se for solicitado que passe informa��es sigilosas por meio de aplicativos de compartilhamento de mensagens, por exemplo, registre no ato o que est� fazendo. Caso a empresa tenha algum problema de vazamento de dados decorrente da sua atua��o, voc� estar� seguro e respaldado pelo seu registro de atividades. � importante pedir para o gestor formalizar a solicita��o tamb�m”, sugere Renato.