Notas fiscais apresentadas pelos deputados para comprovar o uso da verba indenizat�ria, dados de planejamento, licita��es, contratos e at� investiga��es internas v�o ser eliminados do arquivo da Assembleia Legislativa de Minas Gerais. A medida, que ser� adotada de acordo com uma tabela de prazos, est� prevista na pol�tica arquivista da Casa, editada em norma este m�s.
Segundo a regra, as informa��es relativas a investiga��es de irregularidades nos servi�os da Secretaria da Assembleia, por exemplo, v�o para a elimina��o, passados seis anos. Na hip�tese de serem necess�rios para instru��o de inqu�rito ou processo que conclua por irregularidade civil ou criminal, eles ser�o microfilmados antes da destrui��o.
Tamb�m a aquisi��o de material ou contrata��o de servi�os por licita��es passar� a ter os documentos destru�dos ap�s 16 anos da despesa, a n�o ser que haja a��o judicial que suspenda o prazo de guarda. Isso vale para as modalidades convite, concorr�ncia, preg�o eletr�nico, registro e tomada de pre�os. O mesmo se dar� com o que for comprado com dispensa de licita��o.
Reembolso parlamentar
Entraram na lista dos documentos “elimin�veis” as informa��es relativas ao reembolso de despesas indenizat�rias inerentes ao mandato parlamentar. Com isso, passados 16 anos do gasto, as notas ou documentos apresentados para justificar as despesas v�o para o lixo.
A Assembleia ressalva que ser�o respeitados os cinco anos da decis�o do Tribunal de Contas sobre as contas do Legislativo e que, quando houver a��o judicial, o prazo de guarda ser� suspenso. A pasta com as estruturas dos gabinetes parlamentares tamb�m ser� eliminada, por�m vai para a lista dos documentos que ser�o microfilmados.
As informa��es de planejamento da Assembleia ser�o guardadas somente at� o fim da legislatura � qual se referem. J� a correspond�ncia legislativa permanecer� na Casa at� o fim da legislatura seguinte. O mesmo ocorrer� com a notas taquigr�ficas, que registram as sess�es, por�m s�o publicadas na internet.
A Assembleia Legislativa informou que a Casa j� eliminava documentos, seguindo uma pol�tica nacional arquivista e que a �ltima destrui��o foi realizada em 11 de maio deste ano, conforme edital publicado. Foram cerca de 30 metros lineares de pap�is, equivalentes a 221 caixas box.
De acordo com o Legislativo, ser� publicado edital em breve para uma nova elimina��o, mas a avalia��o do que ser� exclu�do dos arquivos ainda est� sendo feita. “J� foi montado o grupo de trabalho que vai supervisionar a pr�xima elimina��o de documentos, desta vez entre os que est�o sob a guarda da Ger�ncia-Geral de Material e Patrim�nio”, informa.
Sem espa�o para guardar
Sobre a norma de elimina��o, a Assembleia informou que trata-se de uma regulamenta��o para atender � lei nacional de arquivos (Lei 8.159/91) e � pol�tica estadual (Lei 19.420/11). Entre as medidas, ela cria o comit� de gest�o dos documentos.
A Assembleia informou que a exclus�o dos pap�is � necess�ria porque “nenhum �rg�o p�blico tem condi��es de guardar tudo que produz”. Tamb�m esclareceu que a elimina��o s� pode ser feita depois de publicado edital informando o que ser� exclu�do dos arquivos.
“H� um prazo para apresenta��o de recurso da popula��o e este recurso pode impedir a elimina��o ou fazer com que o interessado receba c�pia do documento. Al�m disso, qualquer documento que for objeto de a��o judicial n�o pode ser destru�do”, informa.
Ainda de acordo com o Legislativo, a norma prev� responsabiliza��o civil e criminal, caso algum funcion�rio elimine documentos fora das regras.