Estima-se que o custo de reuni�es improdutivas seja de cerca de US$ 37 bilh�es por ano nos Estados Unidos, conforme estudo da Universidade da Carolina do Norte, com 195 funcion�rios em todo o sudeste dos EUA e mais de 300 reuni�es relatadas.
No Brasil, n�o � diferente: a frase de que uma reuni�o poderia ter sido um e-mail � recorrente no mercado corporativo.
Com o objetivo de melhorar essa perspectiva e tornar a rotina mais produtiva, solu��es de tecnologia surgem para elevar o n�vel das reuni�es, resultando em maior satisfa��o dos colaboradores, bem como na execu��o final de cada trabalho.
Confira cinco dicas do Google para aprimorar o agendamento e efetividade das reuni�es:
1– Torne as reuni�es mais convenientes: O primeiro passo para melhorar as reuni�es est� na experi�ncia de agendamento de um local apropriado e com os dispositivos necess�rios. O Google Agenda permite a sugest�o autom�tica de salas de confer�ncia pr�ximas de cada participante e, ainda, lista os equipamentos dispon�veis em cada sala. Para isso, � necess�rio que o administrador de TI registre todas as salas de reuni�o e seus respectivos equipamentos com anteced�ncia. Outra recomenda��o � sempre manter uma op��o de videoconfer�ncia pelo Hangouts Meet, caso algum participante tenha imprevistos e n�o possa comparecer pessoalmente.
2 – Agende s� o tempo necess�rio: Com o tempo cada vez mais disputado, � importante se atentar para o intervalo escolhido para os seus compromissos na agenda. Por isso, seja realista e, caso tenha alguma reuni�o que possa ser conclu�da em menos de 15 minutos, considere enviar um bate-papo via Hangouts Chat ou, at� mesmo, por e-mail. Nas configura��es do Google Agenda � poss�vel, ainda, reduzir a dura��o predefinida das suas reuni�es em 5 ou 10 minutos com a op��o "Reuni�es r�pidas".
3 – Respeite as horas de trabalho: Como forma de evitar reagendamentos, procure n�o marcar nada para as primeiras horas do expediente e busque por per�odos que n�o comprometam os hor�rios de almo�o e de sa�da dos participantes. Uma das formas de manter os colegas de trabalho a par dos seus compromissos � adicionar alertas autom�ticos de sua indisponibilidade fora do seu expediente. Al�m disso, caso voc� tenha participantes de outros pa�ses ou viaje muito a trabalho, o Google Agenda permite que voc� escolha um fuso hor�rio secund�rio para que seus eventos sejam mostrados nos dois.
4– Defina os t�picos a serem mencionados: Para manter o foco da conversa e fazer com que todos tenham previamente uma pauta do que ser� discutido, recomendamos criar uma agenda no Google Docs no qual todos possam colaborar simultaneamente. O acesso para o arquivo pode ser adicionado ao evento da reuni�o em vez de ser encaminhado via e-mail, o que facilita a busca pelo conte�do. Voc� pode tamb�m atribuir itens de a��o a partir de men��o ao membro da equipe respons�vel. Todos os documentos que t�m itens de a��o n�o resolvidos podem ser vistos em um s� lugar. No Google Drive, clique no menu suspenso na barra de pesquisa, role para baixo at� “Follow up” e selecione “Action items only” (itens de a��o apenas).
5 – Compartilhe conte�do visual: Mesmo via videoconfer�ncias, � poss�vel compartilhar a tela do seu computador pelo Hangouts Meet para demonstrar conte�dos tais como agendas, apresenta��es, dados, v�deos; e, assim, facilitar o entendimento do que est� sendo falado. No entanto, compartilhe apenas a guia do navegador para que as pessoas n�o se distraiam com bate-papos ou outros trabalhos.
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