A Receita Federal estuda permitir que o contribuinte que cair na malha fina possa, a partir do ano que vem, justificar as pend�ncias enviando, pela internet, documentos digitalizados em casa ou no escrit�rio.
A medida faz parte de uma s�rie de inova��es em estudo pelo �rg�o. At� agora, as provas documentais eram apresentadas por meio de processos administrativos, e o contribuinte tinha que se dirigir a um centro de atendimento do Fisco. Muitas vezes, era obrigado a aguardar uma intima��o para apresentar os documentos.
“Estamos desenvolvendo uma interface para o contribuinte chamar uma aplica��o e enviar os comprovantes justificando as pend�ncias que o Fisco identificou. Ou seja, vai se abrir na internet um e-Processo [processo eletr�nico], e ele vai fazer a juntada dos documentos digitalizados diretamente de casa ou do escrit�rio”, explica o subsecret�rio de Arrecada��o e Atendimento da Receita Federal, Carlos Roberto Occaso.
Outra ferramenta que est� em fase de ajustes e ser� usada em um projeto-piloto na unidade da Receita Federal em S�o Paulo � o atendimento virtual para pessoas f�sicas, com a possibilidade de chat (bate-papo online) para alguns servi�os.
Se houver necessidade de abrir um processo eletr�nico, o atendente orientar� a pessoa na hora sobre os documentos que precisam ser anexados ou sobre retifica��es, por exemplo. Neste caso, informa Occaso, a Receita espera implantar o servi�o ainda neste ano. “A ferramenta est� pronta e homologada. Estamos apenas ajustando as equipes para divulgar o servi�o.”
Redu��o de gasto com papel
O fim do papel na administra��o p�blica federal � uma realidade cada vez mais pr�xima. No �ltimo dia 9, foi publicado no Di�rio Oficial da Uni�o o Decreto nº 8539, que estabelece o uso de meio eletr�nico para tramita��o de documentos nos �rg�os e entidades da administra��o p�blica direta, aut�rquica e fundacional. Os �rg�os t�m seis meses, a partir da data da publica��o do decreto, para apresentar ao Minist�rio do Planejamento, Or�amento e Gest�o um cronograma de implementa��o.
A mudan�a come�ou a ser arquitetada no ano 2000, na Delegacia de Julgamento da Receita Federal, em Salvador, pelo titular, na �poca, Carlos Alberto Freitas Barreto, ex-secret�rio da Receita e atual presidente do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf), que teve a ideia de transformar os processos em papel em meio digital. Em 2005, foi iniciado o processo de mudan�a, conclu�do em 2007, quando houve o primeiro processo eletr�nico. Atualmente, praticamente todos os processos s�o digitais.
“Nossos escrit�rios n�o tem mais arm�rios de processos e n�o temos mais documentos f�sicos. Quando se formaliza um processo ou se faz uma peti��o, esta � digital. � recebida, inserida no ambiente de trabalho e passa a ter uma tramita��o digital. Os nossos arm�rios e os processos s�o todos eletr�nicos”, destaca o subsecret�rio.
Segundo Occaso, h� celeridade, pois todas as informa��es est�o em bancos digitais nos quais � poss�vel fazer consultas a partir de palavras-chave e de temas, e h� transpar�ncia. Os processos s�o todos disponibilizados na internet para consulta por aqueles que t�m certificado digital. Al�m do mais, existe ganho ambiental porque se dispensa o uso de papel.
“Hoje considera-se uma falha abrir um processo f�sico na Receita Federal. Existem alguns processos muito antigos que n�o podem ser mexidos, mas a maioria � digital”, afirmou o coordenador-geral de Arrecada��o e Cobran�a, Jo�o Paulo Martins da Silva.
A Receita estima que o sistema e-Processo gerencia atualmente o fluxo de aproximadamente de 8 milh�es de processos e dossi�s com mais de 65 milh�es de documentos, provocando uma economia relevante, com a redu��o do consumo de papel e dos gastos com impress�o, custo de malote, aquisi��o de m�veis, compra ou loca��o de impressoras e tamb�m de im�veis para armazenamento dos processos em papel, al�m da elimina��o dos custos de restitui��o em fun��o de extravios.
Existe, por�m, uma certa dificuldade para mensurar a economia proveniente da substitui��o do papel pela imagem, que � complexa, pois, segundo o Fisco, envolve v�rios aspectos de custo. O n�mero de usu�rios internos � de aproximadamente 27 mil lotados na Receita, no Carf e na Procuradoria Geral da Fazenda Nacional.
“S� para ter uma ideia: temos um espa�o de armazenamento com imagens que chega a 64 milh�es de megabytes. Temos tamb�m a quest�o da seguran�a. N�o existe risco de algu�m tirar uma folha sequer do processo sem ningu�m saber. Para retirar qualquer parte, � preciso fazer um termo justificado, e o documento retirado fica em uma base. Al�m de tudo ser registrado, como o nome a hora, etc”, informa Silva.
Um processo de quase 870 mil p�ginas
Para dimensionar a economia da Receita com o e-Processo, Occaso e Jo�o Paulo Martins citaram como exemplo um processo administrativo fiscal digital de 2012, que tem as seguintes caracter�sticas: 41,2 gigabytes, 869.462 p�ginas e 5.543 documentos. Para sua aprecia��o, houve a necessidade de seis movimenta��es do processo entre unidades do Fisco, sendo duas movimenta��es (ida e volta) para realiza��o de uma dilig�ncia.
Se esse processo fosse em papel, conteria 4.348 volumes de 200 folhas. Considerando o peso m�dio por volume de 1 quilo, o processo pesaria 4.348 quilo. Isto significa que, para transportar o processo, seria necess�rio, no m�nimo, um furg�o com capacidade para suportar 4,4 toneladas de papel.
Al�m disso, somente as seis movimenta��es entre unidades, que, no caso desse processo, encontravam-se em estados diferentes, com malotes dos Correios, custariam R$ 588.284,40. Conforme levantamento feito em empresas gr�ficas, com a impress�o, ao custo de R$ 0,14 por p�gina, o gasto totalizaria R$ 121.724,68. Com esses c�lculos, os t�cnicos estimam que a economia proporcionada pelo e-Processo no controle deste �nico processo seria de R$ 710.009,08.